既卒者向け、効果的な添え状の書き方

添え状って何？

就職活動の書類選考で利用される書類といえば、まず履歴書を思い浮かべる人は多いと思います。

それ以外にも、職歴がある人のための職務経歴書という書類もあるのですが、添え状については知らない人が多いです。

添え状というのは、名前の通り、書類を郵送する場合などに、添える書類のことです。

添え状は、送る書類に付加する情報を記載するために主に用いられます。

企業が書類を送る際などには、送り主名や宛先名、同封した書類の枚数、あいさつ文などが書かれた添え状を一緒に送ることがよくあります。

こういった添え状は、就職活動でも履歴書などと一緒に送ることができます。

履歴書などと一緒に添え状を送る際にも、あいさつ文といった内容だけを記入して送っても良いのですが、既卒者であるのならば添え状をもっと有効活用したいです。

既卒者が添え状を有効活用する方法としては、既卒になった理由を添え状に記入しておくことがおすすめです。

既卒者は添え状で、既卒になった理由を伝えておこう！

既卒者は、履歴書に大学や高校を卒業していることを記載していると思います。

ですので、採用担当者は履歴書を見た段階で、「この応募者は既卒者である」ということが分かるはずです。

既卒であることが分かった上で書類選考が通った場合、既卒者側は「既卒」であることは問題ないのだと考えてしまいがちです。

しかし、最近の採用現場では、履歴書などの書類選考段階では不合格を言い渡す企業は減ってきています。

学歴や資格など書類からわかる情報だけで評価するのではなく、一度は面接をしてみないと、どういった人物であるのかは分からないからいという考えが定着しているからです。

ですので、一度会ってみようという理由だけで書類選考が通過している場合も多いのです。

書類選考が通ったからといって、「既卒」であることが問題にならないということではなく、面接に進むと「どうして既卒になったのか」については詳しく聞かれることになります。

面接で既卒になった理由を上手く伝えられれば問題ないのですが、口頭でうまく伝えるのが難しいという人は多いと思います。

そういった場合に、既卒になった理由を添え状で詳しく説明しておけば、面接で説明が不足していたとしても相手に必要な情報をすべて伝えることができます。

既卒になった理由だけを添え状に記載していると、マイナスの印象だけが採用担当者に残ってしまう可能性があるので、仕事への意気込みなどを一緒に記載しておけば「やる気」が伝わって、プラスの印象を残すこともできます。

既卒者の添え状の記載例

既卒者が添え状を記入する際の例を示しておきます。

添え状は自由に作成することもできますが、ある程度形式があるので、それに従って作成すれば簡単に作ることができます。

officeのワードなど、ワープロソフトを使ってA4の用紙で作成することが多いです。

既卒者が、添え状を作成する場合は以下のような手順で作成します。

• 応募する会社名と年月日、自分の氏名や住所、連絡先を記入します。
• 「拝啓」と書いた後に、あいさつ文として一行「時下ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。」と記入します。
• 既卒になった理由と、自己PRや仕事への意気込みを記入します。
• 文末に「敬具」と右づめで書きます。
• 中央揃えで、同封する書類について上の例のように記載して、最後に以上と右づめで記載して添え状の完成です。

添え状記入の際のポイント

例ではシンプルに作成しましたが、既卒になった理由や既卒になってからどのように考えて就職活動に取り組むに至ったのか、などについて詳しく記載するのもよいかもしれません。

しかし、理由を書いた後の、自己PRや仕事への意気込みでプラスの印象が残るようにするのは忘れないようしましょう。

添え状は一枚の紙に収まるように作成することが一般的ですので、文章をどれくらい書けるのか、計算しながら作成するようにしましょう。

履歴書を持参する場合は、「自己紹介書」を作成しよう！

郵送する場合には、添え状を同封することは問題ないのですが、持参する場合には同封書類の枚数などを記載した添え状を付けると、かえって評価を下げてしまうかもしれません。

もし、履歴書欄に大きな自己PR欄があるのでしたら、そこに既卒になった理由と自己PRを記載しておけばよいでしょう。

しかし、それでは物足りないということであれば、「自己紹介書」という書類を作って履歴書と一緒に提出するのもよいかもしれません。

形式は基本的に添え状と同じにしておき、下にある同封書類に関する必要のない文章を削除すればよいです。

自己紹介書は、同封書類について記載する必要がないので、より長い文章を書くことができます。

しかし、あまりに長い自己紹介をされても逆にPR過剰と捉えられることもあるので、あくまで履歴書では伝えきれなかったことだけを簡潔に伝えるという目的で利用するようにしましょう。

持参する際には、一枚目に履歴書、２枚目に自己紹介書という順序でクリップで留めて提出するとよいでしょう。

既卒者は就職活動でひと手間かけよう

既卒者も、添え状や自己紹介書などを作成しなくても就職活動をすることはできます。

しかし、新卒者などと違って、既卒者は採用選考のどこかで必ず「既卒になった理由」に関して確認されることになります。

面接で伝える方法でも問題ないのですが、事前にしっかり考えた上で書類として提出したほうがよい形で既卒になった理由を伝えることができるはずです。

既卒者は就職活動において少し不利な立場にあるので、ひと手間をかけると結果が出やすくなるはずです。